Politiche BYOD per le organizzazioni: Guida ed esempi

Usare i nostri dispositivi personali per scopi sia privati che aziendali può portare maggiore flessibilità, efficienza e mobilità alla nostra routine quotidiana. Tuttavia, i programmi Bring-Your-Own-Device (BYOD, porta il tuo dispositivo) possono dare vita a problemi legati alla sicurezza, alla privacy e all’utilizzo dei dispositivi stessi. Le politiche BYOD personalizzate per le organizzazioni a seconda delle loro esigenze sono un modo efficace per mitigare i potenziali rischi.

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Cosa è una politica BYOD?

Una politica bring-your-own-device (BYOD) è un insieme scritto di regole che descrive come, quando e dove i dipendenti possono utilizzare i dispositivi personali per svolgere attività di lavoro aziendale. Il 75% dei lavoratori utilizza già i propri cellulari per il lavoro, e l’83% delle aziende ha una politica BYOD. Man mano che queste pratiche aumentano di popolarità, le politiche BYOD per le organizzazioni possono aiutare a massimizzare i vantaggi di queste prassi minimizzando i rischi di sicurezza.

4 esempi di politiche BYOD

Prima di aggiornare o implementare una policy aziendale BYOD, è importante esaminare alcuni dei vari tipi di programmi. Questi esempi di politiche BYOD riflettono i diversi modi in cui le organizzazioni possono integrare politiche che si adattino meglio alle loro preferenze e alla cultura aziendale.

1. BYOD completo: Questa categoria permette ai dipendenti di scegliere il tipo di dispositivo o di utilizzare un dispositivo che già possiedono. Una politica BYOD completa riguarda i dipendenti che utilizzano solo i propri dispositivi per il lavoro e che non ricevono un dispositivo di proprietà dell’azienda. Il BYOD completo può confondere le linee tra l’uso accettabile e le pratiche di offboarding, considerando che il controllo diretto dell’azienda è limitato.
2. BYOD ibrido: Con le politiche ibride, i dipendenti hanno la flessibilità di utilizzare sia il proprio dispositivo che un dispositivo di proprietà aziendale, come un computer desktop o portatile. L’azienda potrebbe decidere di aggiungere delle linee guida per limitare l’uso dei dispositivi personali a cose come email e app di messaggistica che non coinvolgono direttamente dati aziendali sensibili.
3. BYOD da casa: L’aumento del lavoro da remoto ha aumentato le probabilità che i dipendenti utilizzino i propri dispositivi, spazi personali e connessioni internet per il lavoro aziendale. Lo smart working ha reso il luogo di lavoro moderno molto più flessibile, ma aggiunge delle preoccupazioni per la sicurezza informatica se consideriamo fattori come le linee Wi-Fi non protette e un maggior lassismo a livello di regolamentazione, in aggiunta al BYOD. Una politica di BYOD da casa dovrebbe affrontare queste questioni importanti.
4. Di proprietà dell’azienda, abilitato personalmente: COPE, ovvero Corporate-owned, Personally enabled, è un modello BYOD che permette alle aziende di sfruttare le economie di scala per ottenere prezzi migliori su dispositivi e piani dati. I datori di lavoro forniscono quindi i dispositivi direttamente ai dipendenti per un uso combinato personale e aziendale. Questo tipo di accordo elimina qualsiasi ambiguità riguardante la proprietà del dispositivo, le restrizioni delle app e i requisiti per le app di gestione delle password e altre funzionalità di sicurezza dirette dall’azienda. Di solito, i dipendenti sono liberi di utilizzare i loro dispositivi COPE per uso personale nel tempo libero.

I vantaggi dell’implementazione di un programma BYOD

Con la politica giusta, un programma BYOD può portare diversi vantaggi sia ai datori di lavoro che ai dipendenti. Un programma BYOD efficace e ben progettato offre i seguenti benefici:

• Risparmio sulle spese per i dispositivi: la maggior parte dei lavoratori negli Stati Uniti possiede già portatili, smartphone e altri tipi di dispositivi. Quando i dipendenti sono disposti a utilizzare i propri dispositivi personali per scopi lavorativi, le aziende possono risparmiare molto sui costi generali. Tante aziende acquistano nuovi computer e telefoni per ogni nuovo dipendente per evitare la cancellazione e il rinnovamento dei dispositivi. Eliminare questi acquisti ripetuti può produrre enormi risparmi nel tempo.
• Sfrutta la familiarità con il dispositivo: quando i dipendenti conoscono le funzioni e le caratteristiche del dispositivo, la curva di apprendimento per le nuove app è meno ripida e la navigazione è più efficiente. Se i lavoratori possono scegliere il tipo di dispositivo preferito come parte di una politica BYOD flessibile, è probabile che sostituiscano una scelta aziendale arbitraria con qualcosa con cui sono familiari e a loro agio nell’uso.
• Migliora la produttività dei dipendenti: gli studi hanno dimostrato che i dipendenti che utilizzano i propri dispositivi per lavorare sono il 34% più produttivi di quelli che non lo fanno. L’uso di un dispositivo con cui ti senti a tuo agio può rendere il lavoro più piacevole, permetterti di lavorare con orari flessibili e aiutarti a completare i compiti in modo più efficiente.
• Aumenta la mobilità dei dipendenti: i giorni in cui i dipendenti abbandonavano i propri computer fissi ogni pomeriggio sono finiti. La flessibilità del BYOD consente ai dipendenti di lavorare facilmente da casa o in viaggio. I cellulari e altri dispositivi portatili hanno migliorato ancora di più la mobilità rispetto ai notebook, poiché non è necessario neanche una scrivania o un tavolo (o persino una sedia) per usarli.
• Potenzialmente migliora la sicurezza: un programma BYOD può migliorare la sicurezza? La maggior parte degli utenti di dispositivi ha già attivato funzioni di sicurezza come i blocchi dello schermo o l’autenticazione senza password. Tendono anche ad essere protettivi nei confronti dei propri dispositivi, dal momento che le informazioni che contengono, e i dispositivi stessi, sono preziosi. Una politica BYOD efficace e una forte cultura della qualità aziendale possono aiutare ciascun dipendente a migliorare la propria sicurezza informatica e quella dell’azienda, mentre una politica debole o inappropriata potrebbe essere ignorata o diventare controproducente.

Le sfide del BYOD

Nonostante il ricco elenco di vantaggi, il BYOD può produrre anche rischi di sicurezza basati sulla mancanza di controllo aziendale sull’utilizzo, la posizione e la protezione del dispositivo. Queste limitazioni possono portare a conseguenze costose se controlli insufficienti o politiche poco chiare portano a violazioni dei dati, problemi di conformità o malware che si diffondono nella rete aziendale. Una politica aziendale BYOD ben approfondita dovrebbe affrontare i rischi e le sfide del lavoro da remoto e dei dispositivi personali, come:

• Informazioni personali e aziendali mischiate. I dipendenti che utilizzano i dispositivi sia per scopi personali che lavorativi rappresentano la più grande sfida del BYOD. A meno che non venga utilizzato il monitoraggio dei dipendenti, l’IT non avrà visibilità sui siti web visitati da un dipendente, sulle app che scaricano o sulle reti Wi-Fi a cui si collegano, che sono tra i molti fattori che contribuiscono ad aumentare il rischio di sicurezza.
• Minor controllo sugli usi accettabili. La tua azienda potrebbe già avere una politica di usi accettabili, come controllare l’email di lavoro, la navigazione su internet, l’accesso alla rete e l’uso di una VPN. Questa politica può essere estesa affinché includa anche questioni relative al BYOD. Le preoccupazioni importanti sull’utilizzo includono la memorizzazione dei dati aziendali sui dispositivi personali e i requisiti di sicurezza delle password. Le politiche di utilizzo accettabile per il BYOD devono anche tener conto delle attività che si svolgono al di fuori del luogo di lavoro.
• Dispositivi persi o rubati. Poiché i dispositivi BYOD vengono frequentemente trasportati e utilizzati al di fuori delle mura aziendali, è più probabile che vengano persi o rubati. Formattare il dispositivo o ripristinare la password da remoto può aiutare a ridurre l’impatto. La politica BYOD dovrebbe descrivere chiaramente il processo di segnalazione e le altre azioni immediate da intraprendere quando un dispositivo BYOD viene perso o rubato.
• Responsabilità del dipendente per la gestione delle password. In assenza di politiche BYOD per le organizzazioni, i lavoratori potrebbero creare password deboli, riutilizzare spesso le password o utilizzare metodi di memorizzazione non sicuri come i password manager del browser. Per ridurre l’impatto di possibili hack, l’azienda e il dipendente dovrebbero condividere la responsabilità per l’igiene delle password BYOD, incluso l’uso obbligatorio di un password manager sicuro.

Come creare la politica BYOD giusta per la tua azienda

I dipendenti che scelgono di partecipare ai programmi BYOD devono capire i propri diritti e le loro responsabilità. Per questo, la definizione di una politica BYOD scritta è il primo passo. Creare la giusta politica non significa copiare e incollare un esempio di politica BYOD da internet. Le politiche BYOD efficaci sono personalizzate per adattarsi alle esigenze di mobilità, cultura e sicurezza dell’azienda. Ecco alcune cose da tenere a mente:

• Considera la portata della tua società. A un’azienda più piccola potrebbe bastare una semplice politica generica sui requisiti generali, mentre un’azienda più grande avrà bisogno di includere più tipi di dispositivi e norme per l’autenticazione. Le politiche di onboarding e offboarding dei dipendenti per la BYOD potrebbero anche essere più rilevanti per le aziende di grandi dimensioni o in rapida crescita.
• Considera il settore. Le questioni di sicurezza, privacy e legali relative alle politiche BYOD variano a seconda del settore. Ad esempio, nell’assistenza sanitaria, dove si raccolgono informazioni private e sensibili, la politica BYOD dovrebbe enfatizzare elementi come l’autenticazione a 2 fattori, l’uso di VPN su reti WiFi esterne e processi di cancellazione dei dati per i dispositivi persi o rubati per garantire la conformità con le normative HIPAA.
• Valuta l’impatto della modifica sull’attività. Come sarà ricevuta la politica aziendale BYOD? Se i dipendenti utilizzano già i dispositivi personali per scopi lavorativi, troveranno le nuove linee guida restrittive? Una politica chiara che definisce l’uso accettabile, la proprietà e le pratiche di sicurezza potrebbe persino incoraggiare più dipendenti a partecipare, ma l’impatto sull’attività dovrebbe essere esaminato in anticipo.
• Determina il livello desiderato di controllo IT. Le restrizioni, le pratiche di monitoraggio e i requisiti dei software di sicurezza che stabilisci dovrebbero basarsi sul valore dei dati della tua azienda e sull’impatto potenziale degli attacchi informatici e delle violazioni dei dati. Le organizzazioni che raccolgono e conservano informazioni sensibili dei clienti, come registrazioni finanziarie o sanitarie, necessitano di un livello più alto di coinvolgimento dell’IT nel programma BYOD, che deve essere descritto nella relativa politica.
• Decidi quali dispositivi sono permessi. La scelta tra politiche BYOD complete, COPE e ibride deriva in parte dai tipi di dispositivi e sistemi operativi che scegli di consentire. Le politiche COPE danno ai dipendenti opzioni limitate per i tipi di dispositivi. Le politiche BYOD complete lasciano la scelta all’individuo, il che può rendere più impegnativo per i team IT gestire gli aggiornamenti del software e i problemi di compatibilità.

Best practice per le politiche BYOD

Sebbene l’ambito e l’attenzione della politica varieranno a seconda dell’attività, esistono alcune best practice per la sicurezza BYOD che dovrebbero essere sempre seguite:

• Stabilisci i requisiti di sicurezza del dispositivo. Non ci sono eccezioni quando si tratta di requisiti minimi di sicurezza del dispositivo. L’uso di una VPN, le app di sicurezza del dispositivo, l’autenticazione a 2 fattori (2FA) e le soluzioni di gestione dell’identità e dell’accesso (IAM) dovrebbero essere chiaramente descritte nella politica BYOD e rigorosamente applicate.
• Chiarisci la proprietà del dispositivo. Le politiche BYOD in cui i datori di lavoro non acquistano il dispositivo possono confondere le linee di proprietà, specialmente quando vengono forniti indennizzi per i dispositivi esistenti. Le definizioni di proprietà devono essere chiarite in anticipo per evitare confusione sulle responsabilità di sostituzione del dispositivo e sulla proprietà del dispositivo e del numero di telefono quando i dipendenti lasciano l’azienda.
• Specifica i requisiti di gestione delle password. L’uso di un password manager aziendale può mitigare i rischi del BYOD, garantendo che vengano generate password forti, e che queste vengano mantenute in sicurezza e protette da crittografia. La politica BYOD dovrebbe includere il software di password management utilizzato e le linee guida per la memorizzazione sicura e la condivisione delle password.
• Comunica con i tuoi dipendenti. Tieni in considerazione l’idea di comunicare la politica BYOD e il suo scopo durante il processo di stesura, piuttosto che aspettare fino all’implementazione. I dipendenti potrebbero avere i propri esempi di politica BYOD utili e delle preferenze da condividere se i piani vengono comunicati prima. È essenziale anche un programma di formazione efficace per comunicare e implementare la politica BYOD finale.
• Documenta la tua politica BYOD. Ogni politica BYOD dovrebbe essere personalizzata per il settore specifico dell’organizzazione, i requisiti di sicurezza, le dimensioni e la mobilità.

Come puoi usare Dashlane per implementare la tua politica BYOD

Le funzionalità standard di Dashlane, tra cui l’autenticazione a due fattori (2FA) e la VPN, aiutano a ridurre la vulnerabilità e l’incoerenza dei programmi BYOD. Il punteggio di Sanità delle Password che monitora password deboli, riutilizzate e compromesse permette ai dipendenti di rimanere coinvolti nella cultura della sicurezza dell’azienda e di migliorare le loro pratiche di gestione delle password, anche mentre sono in viaggio o lavorano da casa.

Gli spazi Business e Personal separati supportano lo stile di lavoro BYOD permettendo ai dipendenti di separare le password aziendali e personali sul loro computer portatile o dispositivo mobile, proteggendo entrambe le categorie. Questa funzionalità consente inoltre alle aziende di monitorare la Sanità delle Password dell’intera organizzazione, pur mantenendo la privacy dei dipendenti. Includere Dashlane nella tua politica BYOD è un ottimo modo per garantire che ogni dipendente abbia gli strumenti di sicurezza e la protezione di cui ha bisogno e di cui ha bisogno la tua azienda.

Politiche BYOD per le organizzazioni: Domande Frequenti

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